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Terrassenüberdachung aus anthrazitfarbenem Aluminium mit Glasdach über einer Holzterrasse, dahinter geht die Sonne unter

Ergebnisse

Nicht „mehr Digitalisierung“.Messbar wenigerArbeit.

Kein Stapel Sternebewertungen, keine Logo-Wand. Ein Betrieb, den es wirklich gibt – was dort gebaut wurde, was sich dadurch im Alltag geändert hat, und wie sich die Zahlen darunter rechnen.

Der FallTerrassenüberdachungen · Ingelfingen

TerrassenüberdachungenIngelfingen

In diesem Betrieb kommt nichts von derStange.

WertMann verkauft und montiert maßgefertigte Terrassenüberdachungen, Carports und Wintergärten – von der Beratung über das Aufmaß und die Planung bis zur fertigen Anlage beim Kunden. Ein klassischer Handwerksbetrieb: Wer dort anfragt, hat bis zur Abnahme denselben Ansprechpartner.

Maßgefertigt heißt: Kein Auftrag gleicht dem anderen. Jede Anlage wird beim Kunden aufgemessen, jede Kalkulation neu gerechnet, jedes Bauteil für genau diese eine Terrasse beim Lieferanten bestellt. Das ist die Stärke des Betriebs – und gleichzeitig das, was die Arbeit im Büro macht.

Denn ein einziger Auftrag geht durch viele Hände: Beratung, Aufmaß, Angebot, Bestellung beim Lieferanten, Terminplanung, Montage, Abnahme. Jede Übergabe dazwischen ist eine Stelle, an der etwas notiert, weitergereicht, nachgefragt oder abgetippt wird. Genau dort haben wir angesetzt – nicht an der Arbeit auf der Baustelle.

Woran es hing

Vier Stellen, an denen der Tagverging.

  1. Die Seite war eine Visitenkarte

    Sie zeigte, dass es den Betrieb gibt. Was an Anfragen hereinkam, trug danach jemand von Hand weiter.

  2. Der Stand eines Kunden stand an mehreren Stellen

    Umsätze in der einen Tabelle, Gewinne in der nächsten, die Herkunft der Anfragen nirgends. Wer wissen wollte, wo ein Vorgang steht, fragte nach.

  3. Jedes Angebot wurde von Hand gerechnet

    Maße beim Kunden aufnehmen, zurück ins Büro, Positionen zusammensuchen, Summe rechnen, tippen.

  4. Lieferantenpapiere gingen per Mail hin und her

    Ausdrucken, ausfüllen, zurückschicken, nachfragen. Beim Abtippen der Maße entstanden genau die Fehler, die erst bei der Montage auffallen.

Was wir gebaut haben

Vier Bausteine, zusammen einAblauf.

Nicht vier Programme nebeneinander: Die Anfrage von der Seite wird im CRM zum Vorgang, aus dem Vorgang wird das Angebot, aus dem Angebot der Auftrag. Jeder Baustein übergibt an den nächsten.

Homepage

Angefangen haben wir bei der Homepage: Sie zeigt jetzt, was der Betrieb kann, und bringt verlässlich Anfragen herein. KI-Agenten halten sie im Hintergrund aktuell, damit sie nicht in zwei Jahren wieder veraltet ist.

  • Anfrageformular und Rückrufbogen hängen direkt am CRM
  • Jede Anfrage landet automatisch als Vorgang – niemand überträgt etwas
  • Woher die Anfrage kam, steht mit dabei

CRM

Das Herzstück ist das CRM – keins von der Stange, sondern um diesen Betrieb herum gebaut. Kein Kunde geht verloren, jeder Vorgang ist nachvollziehbar, Datenschutz war von Anfang an Teil der Konstruktion.

  • Umsätze, Gewinne und die Herkunft der Anfragen an einer Stelle statt in drei Tabellen
  • Termine laufen in den Kalender, mit dem der Betrieb ohnehin arbeitet
  • Die Monteure erfassen ihre Zeiten dort, wo der Auftrag steht
  • Fahrtkosten rechnet das System aus der tatsächlichen Route

Angebotsrechner

Dazu ein Angebotsrechner, der die Handrechnerei ersetzt: Der Verkäufer gibt die Maße beim Kunden am Tisch ein und hat die Zahl sofort.

  • Die Kalkulation des Betriebs liegt als feste Rechenlogik dahinter
  • Aus der Eingabe entsteht das fertige Angebot im Layout des Betriebs
  • Der Kunde bekommt die Zahl im Gespräch, nicht drei Tage später

Lieferantendokumente

Und die Lieferantendokumente sind digital ausfüllbar geworden – das verkürzt das Hin und Her per Mail und nimmt die Fehler weg, die beim Abtippen entstehen.

  • Ausfüllen statt ausdrucken, abfotografieren und zurückschicken
  • Die Maße stehen nur einmal irgendwo – und zwar da, wo sie herkommen

Dieselben vier Bausteine gibt es auch einzeln. Was jeder für sich kann, steht unterLösungen.

Was sich dadurch ändert

Die Zeit lag vorher imBüro.

Angebote schreiben
ca. 6 h
Lieferantenverkehr
ca. 3 h
Büroorganisation
ca. 5 h

Eingesparte Zeit pro Woche – Rechenbeispiel für einen Betrieb mit rund 30 Anfragen wöchentlich.

Wie sich das rechnet

Grundlage ist ein Betrieb mit rund 30 Anfragen pro Woche. Die Werte sind gerechnet, nicht bei WertMann gemessen – deshalb steht hier der Weg und nicht nur das Ergebnis.

Angebote schreiben
rund 20 Angebote pro Woche, je etwa 18 Minuten weniger (25 Minuten Handarbeit gegenüber 7 Minuten mit dem Rechner) – rund 6 Stunden.
Lieferantenverkehr
rund 10 Bestellvorgänge, je etwa 15 Minuten weniger Mail-Hin-und-Her, dazu die Korrekturen, die ganz wegfallen – rund 3 Stunden.
Büroorganisation
30 Anfragen, je etwa 4 Minuten Erfassen, das entfällt, plus 2 bis 3 Stunden Suchen und Statusklären – rund 5 Stunden.

Und an welcher Stelle liegt es beidir?

Sechs Fragen zu deinem Alltag. Am Ende siehst du, wo du zuerst ansetzen würdest – auch dann, wenn die Antwort lautet: gerade lohnt es sich nicht.

Sehen, wo bei dir Zeit liegen bleibt

Oder schreib direkt an kontakt@drosdify.de.